Hager Group renforce l’adoption de Microsoft 365

Exakis Nelite est fier de contribuer à la transformation digitale de Hager Group par une mission d’accompagnement au changement visant à renforcer l’adoption des outils Microsoft 365 depuis 3 ans.Le pilotage de ce projet revient à l’équipe « Digital and Information », sous la responsabilité de David Pauly et Nicolas Barth, qui nous en disent un peu plus sur cette collaboration.  

Comment décririez-vous la collaboration avec les équipes change management d’Exakis Nelite ?

 Nicolas Barth Project leader – Digital Workplace Notre collaboration a démarré courant de l’été 2019. Nous étions en plein lancement des premiers déploiements d’Office365. L’équipe Change Management d’Exakis Nelite nous a aidé à créer une identité visuelle et un nom à notre programme. ModernD (D pour Desktop, Design, Devices) était né. L’équipe nous a aussi accompagné lors des sessions de formation et Coffee Corner dans les premiers pays où les outils Office 365 ont été déployés : l’Angleterre et les Pays Bas. C’est ainsi que l’aventure a commencé.Depuis plus de 3 ans maintenant, nous travaillons en étroite collaboration avec l’équipe Change d’Exakis Nelite et je considère tous les membres de cette équipe comme des collègues et non comme des prestataires externes. En résumé, il y a une vraie dynamique d’équipe ! David Pauly IT Manager – Collaborative Applications Choisir un partenaire pour un sujet aussi déterminant que l’adoption et la conduite du changement n’est pas aisé. Le partenaire doit non seulement maitriser son sujet, mais aussi bien connaitre l’environnement de l’entreprise dans laquelle ces changements vont être opérés. De cette connaissance du terrain, des personnes, des modes de fonctionnement internes dépend le succès des messages qui seront véhiculés. Avec Exakis Nelite, nous avons trouvé ce partenaire qui a su s’immerger dans notre culture d’entreprise, nos habitudes et comprendre nos utilisateurs pour amener les messages adaptés à nos ambitions de changement.  

En quoi cela a-t-il été bénéfique dans l’adoption des usages et des outils ? 

 Nicolas Barth Project leader – Digital Workplace La conduite du changement, c’est un métier qui nécessite de savoir se mettre à la place de nos utilisateurs. David et moi-même avons cette capacité d’écoute et de mise à niveau, mais nous ne disposions de peu d’expérience dans le domaine de l’adoption. C’est cette même expérience qui a été la valeur ajoutée d’Exakis Nelite. Cela nous a permis d’éviter des erreurs de débutants et de démarrer ce programme avec sérénité. David Pauly IT Manager – Collaborative Applications Un changement amène toujours des réactions, parfois différentes d’un individu à l’autre. La constitution d’une véritable communauté d’utilisateurs, volontaires, formés et accompagnés autour des usages et bonnes pratiques des outils nous a permis d’une part d’accélérer la diffusion de la connaissance des outils, de collecter les besoins remontants des différentes populations au sein du groupe, et de préparer d’autre part avec Exakis Nelite à la fois du contenu de formation général mais aussi des sessions d’accompagnement personnalisées.  

Qu’est qui fait selon vous que ce partenariat s’inscrit dans la durée ? 

 Nicolas Barth Project leader – Digital Workplace En deux mots : confiance et transparence. Depuis 2019, nous avons collaboré avec Exakis Nelite au travers de thématiques variées : déploiement d’Office 365 dans une trentaine de pays, mise en place et animation d’une communauté de « key users » qui a maintenant plus de 150 membres, mise à disposition d’une offre de formation digitale, déploiement de Teams, organisation de webinars et enfin d’événements sur site (quand les conditions le permettaient). Avec tous ces chantiers réalisés, nous avons appris à travailler ensemble et à nous faire confiance. Cette confiance nous permet également d’être francs et directs entre nous dans toutes les situations. Lorsque les choses vont bien, c’est important de le dire. Et quand il faut s’améliorer, nous le disons toujours avec bienveillance. Cette transparence est saine et nous permet de travailler avec sérénité. David Pauly IT Manager – Collaborative Applications Exakis Nelite a constitué une équipe dédiée dès le départ, véritable force de proposition, nous garantissant des interlocuteurs et acteurs qui s’inscriraient dans la durée sur la mission. Nous pouvons ainsi capitaliser sur leur savoir et leur expertise des outils pour les traduire vis-à-vis des usages de nos utilisateurs.  

Comment envisagez-vous la suite de ce projet en termes de conduite du changement ?

 Nicolas Barth Project leader – Digital Workplace Lorsque je regarde tout ce qui a été construit pendant ces 3 premières années, je reste convaincu que nous devons capitaliser sur les investissements que nous avons faits et GARDER DU LIEN avec nos utilisateurs.L’écosystème des outils de communication et de collaboration a radicalement changé et nous devons désormais concentrer nos efforts pour renforcer l’adoption. Cette dernière a été rapide pour certains, mais il y a encore du chemin à faire pour que les outils soient utilisés d’une manière naturelle pour tout le monde. David Pauly IT Manager – Collaborative Applications On pourrait imaginer que la conduite du changement est à faire une fois, et puis on passe à autre chose. Or, le sujet et le nombre d’outils nouveaux est si conséquent qu’on ne peut engloutir tout ce savoir en plus de ses activités quotidiennes, nous ne sommes pas des machines. Il faut par conséquent réitérer certains messages, les bonnes pratiques, pour que les changements d’un jour deviennent petit à petit une habitude. Qui se souvient de sa première prise en main de Word, Excel, ou Powerpoint ? Alors qu’aujourd’hui, ces outils font partie intégrante de notre quotidien. Nous avons-nous-même progressé de manière interne sur notre compréhension et la nécessité d’accompagner de tels changements. En cela, des outils tels que MS 365 sont en constante évolution. Exakis Nelite nous permet de rester à jour de nos connaissances et d’en tirer le meilleur pour l’entreprise.