Le cycle de vie d’un asset en 5 étapes clés
Le terme « asset » désigne tout contenu image, vidéo, audio ou document sur lequel des informations sont rattachées (métadonnées). Ces assets sont rassemblés dans le DAM (Digital Asset Management), une librairie unique qui permet d’alimenter les différents canaux de communication des Maisons de luxe. De la phase de production au moment de la diffusion, tous les assets sont soumis à des droits d’utilisation. Afin de s’assurer d’être en conformité, il est important pour les Maisons d’adopter une bonne stratégie de gestion des droits.
Pour vous aider à maitriser ce sujet, nos experts vous invitent à en découvrir les spécificités à travers une série d’articles dédiée à la gestion des droits et des contenus dans le DAM. Dans cette première partie, nous vous proposons une introduction du sujet à travers les 5 étapes clés du cycle de vie d’un asset.
1- L’asset est produit
La production de l’asset mobilise divers acteurs, en fonction de son type. Par exemple, un photographe, un styliste, un musicien et plusieurs modèles peuvent avoir contribué sur un même asset. L’ensemble de ces personnes sont des AYANTS DROIT, c’est-à-dire qu’ils détiennent un droit du fait de leur lien avec l’image (des droits d’auteur, des droits exclusifs des artistes, des droits de propriété, des droits à l’image). Ces droits sont négociés en fonction de la production et du mode de diffusion, pour un usage spatial et temporel (limité ou illimité). Puis, des licences d’exploitation (exclusives ou non) sont payées, pour jouir pleinement de l’utilisation de l’asset.
Mode de diffusion : Sous sa forme digitale, un asset peut être diffusé sur les réseaux sociaux, les sites e-commerce, les sites Internet ou autres. Sous sa forme physique, un asset peut être diffusé dans des magazines, des points de vente, dans les rues ou sur les chaînes de télévision par exemple.
Usage spatial et temporel : L’usage d’un asset est défini selon deux échelles plus ou moins vastes : le lieu géographique (exemple : un pays spécifique ou le monde entier) et le temps (exemple : une période spécifique ou sans date de fin).
2- L’asset est enrichi de ses métadonnées dans le DAM
Une fois finalisé, l’asset est importé dans le DAM et est enrichi de ses métadonnées, y compris les informations de droits. Celles-ci peuvent se décliner en plusieurs données, répondant globalement aux questions « quand, où, comment et pour quoi l’asset est-il valable ? ».
3- L’asset est consommé par les utilisateurs
Correctement enrichi, l’asset est mis à disposition de groupes d’utilisateurs plus ou moins restreints ou de plateformes tierces, qui peuvent le télécharger. Pour s’assurer de la conformité entre l’utilisation et les droits du visuel, une étape peut précéder ou suivre le téléchargement. En amont, il peut s’agir de l’autoriser ou non, au regard des droits liés au fichier. En aval, il s’agira plutôt de télécharger un document récapitulatif des informations de droits en complément du fichier. Dans le cas d’intégrations avec d’autres systèmes, ces éléments peuvent être transférés lors de l’envoi des assets depuis le DAM.
4- L’asset est diffusé sur les différents canaux
L’asset est désormais hors du DAM. Une fois téléchargé, il est diffusé sur un ou plusieurs canaux : sites digitaux (réseaux sociaux, sites Internet ou e-commerce) ou sites physiques (point de vente, magazine, télévision), dont vous êtes détenteurs ou ceux de vos partenaires.
5 – L’asset est expiré
La date d’expiration de l’asset est désormais atteinte. Cela signifie qu’il n’a plus le droit d’être téléchargé et d’être utilisé. Au sein du DAM, l’asset peut changer de statut (de « Publié » à « Archivé ») et ne plus être disponible. Afin de renforcer le respect de la fin de diffusion, des automatismes peuvent mis en place : un archivage automatique quelques jours avant ou après la date de fin de droits, en complément d’une notification envoyée aux utilisateurs ayant téléchargé l’asset. Cela a pour intérêt de réduire les risques de non-conformité, de retards liés à des actions manuelles.
Lorsque l’asset est hors du DAM, suivre sa présence sur Internet et son usage en dehors des dates autorisées est un réel enjeu. Dans notre prochain article, nous vous présenterons les risques de la non-conformité d’utilisation de contenu ainsi que les technologies pour s’assurer d’être en règle.