Terrena: Modernisierung der Rechtsverfahren durch eine inspirierende digitale Transformation
„Wir schätzen die Einfachheit und Transparenz des Austauschs mit den Teams sehr. Dank ihrer fundierten Kenntnisse sowohl der Lösung als auch der rechtlichen Abläufe, gepaart mit ihrer Reaktionsschnelligkeit und ihrer lösungsorientierten Herangehensweise, können wir voller Zuversicht voranschreiten…“
Pierre-Yves COUËPEL und Virginie CHEGGARD
Leiter der Rechtsabteilung und Unternehmensjurist
In einer Rechtsbranche, die sich mitten im digitalen Wandel befindet, hat Terrena – ein bedeutender Akteur im Agrar- und Lebensmittelsektor in Frankreich – eine strategische Chance ergriffen, um seine Instrumente und Vorgehensweisen zu modernisieren.
In einem Exklusivinterview sprechen Pierre-Yves Couëpel, Leiter der Rechtsabteilung, und Virginie Cheggard, Unternehmensjuristin, über die Herausforderungen und Meilensteine ihres Transformationsprozesses.
Mit Unterstützung von VPWhite und der Lösung „Legisway Enterprise“ von Wolters Kluwer reorganisiert die Genossenschaftsgruppe ihr Rechtsdatenmanagement und fördert so bereichsübergreifende Zusammenarbeit, Teamarbeit und operative Effizienz in einem sich ständig wandelnden Umfeld.
Könnten Sie sich und die TERRENA-Gruppe kurz vorstellen?
Pierre-Yves Couëpel & Virginie Cheggard:
Terrena ist eine bedeutende Genossenschaftsgruppe im Agrar- und Lebensmittelsektor mit Sitz im Westen Frankreichs. Mit 19.000 angeschlossenen landwirtschaftlichen Betrieben und 11.300 Mitarbeitern erwirtschaftet sie einen Jahresumsatz von 5,5 Milliarden Euro, sowohl im Pflanzenbau (Getreide, Saatgut, usw.) als auch in der Tierproduktion (Rinder, Schweine, Geflügel, Kaninchen, Milchprodukte usw.) und wird durch ihre Tochtergesellschaften im Lebensmittelbereich ergänzt. Zu den Marken von Terrena zählen mehrere Marktführer wie Paysan Breton, La Nouvelle Agriculture, Silence ça pousse, Douce France, Gastronome und Tendre et Plus.
Hintergrund und Entstehung des Projekts zur rechtlichen Umstrukturierung?
Die in drei Abteilungen gegliederte Rechtsabteilung der Gruppe sorgt für den Schutz der Interessen der Konzerngesellschaften, ihrer Führungskräfte, Aktionäre und Mitarbeiter. Die Abteilung, die bereits seit über einem Jahrzehnt digital ausgestattet ist, sah sich mit dem Ende der Lebensdauer ihrer bestehenden Lösungen konfrontiert – einem generischen Tool und einem unternehmensspezifischen Tool. Anstatt dies als Einschränkung zu betrachten, nutzte das Rechtsteam diese Gelegenheit, um seine Prozesse zu überarbeiten und eine einheitliche digitale Lösung einzuführen, die den Erwartungen jeder Rechtsabteilung gerecht wird.
Warum sollten juristische Prozesse digitalisiert werden? Was waren die größten Herausforderungen?
Das Projekt hatte folgende Ziele:
- Den drei Abteilungen (Versicherungsrecht/Rechtsstreitigkeiten, Gesellschaftsrecht und Vertragsrecht) ein einheitliches Tool zur Verfügung zu stellen, um die Datenverwaltung, die Fallverfolgung und die interne Kommunikation zu optimieren.
- den Austausch von Informationen und juristischen Dokumenten mit internen und externen Beteiligten zu vereinfachen;
- einen Überblick über die Verwaltung juristischer Fälle mithilfe aussagekräftiger und anpassbarer Dashboards zu gewinnen;
- Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch einen einheitlichen Zugriff auf fallbezogene Informationen zu fördern.
- Die Effizienz der Abteilung durch die Automatisierung von Aufgaben mit geringem Mehrwert zu steigern.
- Den digitalen Zugriff auf juristische Daten und die Verfolgung des Bearbeitungsstands von Akten erleichtern.
Warum VPWhite und Legisway?
Nach einer formellen Ausschreibung unter Einbeziehung der Rechtsabteilung und der Einkaufsabteilung wurde Legisway als die Lösung ausgewählt, die den Anforderungen des Teams am besten entspricht. VPWhite wurde von Wolters Kluwer als Implementierungspartner ausgewählt, um Terrena bei der Einführung des Systems zu unterstützen.
Wie hat sich das Projekt bisher entwickelt?
Das Projekt wurde in vier Phasen unterteilt. Obwohl noch keines der Module in Betrieb genommen wurde, folgt jede Phase einem Standardansatz: Es werden Workshops mit den zuständigen Teams von VPWhite organisiert, um die Anforderungen zu definieren und die spezifischen rechtlichen Prozesse von Terrena zu klären. Auf der Grundlage dieser Sitzungen konfiguriert VPWhite die Lösung und schlägt dabei Verbesserungen oder Optimierungen vor. Die transparente Kommunikation der Teams, ihr fundiertes juristisches und technisches Fachwissen sowie ihre proaktive Haltung haben es ermöglicht, das Projekt zuversichtlich voranzutreiben und anfängliche Schwierigkeiten zu überwinden.
Wie sehen die ersten Ergebnisse der ersten Module aus?
Bislang ist noch kein Modul in Betrieb genommen worden. Wir erwarten von dieser Lösung zum einen, dass sie es der Rechtsabteilung ermöglicht, ihre Effizienz zu steigern, indem sie ihre Leistungsfähigkeit verbessert und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimiert, und andererseits, dass sie den Einfluss der Rechtsabteilung auf ihre internen Kunden stärkt, indem sie die Bereitstellung von Informationen und die Erstellung relevanter Berichte erleichtert.
Was sind die nächsten wichtigen Schritte?
Obwohl sich das Projekt noch in der Anfangsphase befindet, liegt der Schwerpunkt nun auf der erfolgreichen Steuerung des Veränderungsprozesses für alle Beteiligten. Die Rechtsabteilung ist bestrebt, das gesamte Potenzial der Lösung auszuschöpfen und die Chancen zu nutzen, die sich aus der laufenden digitalen Transformation im Rechtsbereich ergeben, insbesondere durch die Einführung und Umsetzung der
